trustay← Strona główna

Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 2026-07-08

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z platformy trustay® dostępnej pod adresem trustay.pl.

§1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z platformy trustay® dostępnej pod adresem trustay.pl.
  2. Platforma trustay® służy do obsługi procesu najmu nieruchomości, w tym w szczególności do zarządzania nieruchomościami, stronami najmu, dokumentami, protokołami, rozliczeniami, scoringiem, weryfikacją tożsamości, podpisem elektronicznym oraz zakupem dokumentów cyfrowych.
  3. Platforma jest udostępniana użytkownikom co do zasady nieodpłatnie. Płatne są wyłącznie wybrane dokumenty cyfrowe, wzory umów, pakiety dokumentów, wygenerowane umowy, formularze, protokoły, załączniki lub inne treści cyfrowe dostępne w Platformie.
  4. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej „RODO”, ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa.
  5. Korzystanie z Platformy może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownika oraz danych osób trzecich wprowadzanych przez Użytkownika, w szczególności najemców, wynajmujących, właścicieli nieruchomości, pełnomocników, reprezentantów, poręczycieli lub współlokatorów.

§2. Administrator danych

  1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem Platformy jest:
    • Side by Side Sp. z o.o.
    • NIP: 5253076935
    • REGON: 543850689
    • KRS: 0001220820
    • adres: Pl. Bankowy 2, 00-095 Warszawa, Polska
    • e-mail kontaktowy: hello@trustay.pl
  2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem: hello@trustay.pl.
  3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, chyba że w przyszłości informacja taka zostanie wyraźnie opublikowana w Platformie.

§3. Role w przetwarzaniu danych

  1. Operator jest administratorem danych osobowych w zakresie, w jakim samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych, w szczególności w celu:
    1. założenia i obsługi konta,
    2. świadczenia usług drogą elektroniczną,
    3. obsługi zakupu dokumentów cyfrowych,
    4. realizacji płatności i rozliczeń,
    5. obsługi reklamacji, zgłoszeń i kontaktu,
    6. zapewnienia bezpieczeństwa Platformy,
    7. obsługi scoringu,
    8. obsługi weryfikacji tożsamości w Platformie,
    9. obsługi procesu podpisywania dokumentów w Platformie,
    10. przechowywania podpisanych umów i dokumentów,
    11. dochodzenia lub obrony roszczeń,
    12. realizacji obowiązków prawnych,
    13. prowadzenia marketingu własnego, jeżeli jest dopuszczalny na podstawie prawa albo zgody.
  2. W zakresie danych osób trzecich wprowadzanych do Platformy przez Użytkownika, w szczególności danych najemców, wynajmujących, właścicieli, reprezentantów, pełnomocników, poręczycieli lub współlokatorów, Użytkownik może działać jako odrębny administrator danych, a Operator jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie Użytkownika.
  3. Jeżeli Użytkownik wprowadza do Platformy dane osobowe osób trzecich, Użytkownik odpowiada za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej do ich przetwarzania oraz za spełnienie wobec tych osób obowiązków informacyjnych, o ile taki obowiązek spoczywa na Użytkowniku.
  4. W zakresie korzystania z kwalifikowanych usług zaufania, w szczególności kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowany dostawca usług zaufania działa jako zewnętrzny, odrębny administrator danych osobowych.
  5. W zakresie weryfikacji tożsamości zewnętrzny dostawca weryfikacji tożsamości może przetwarzać dane na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, DPA lub innego właściwego dokumentu regulującego powierzenie przetwarzania danych.

§4. Kategorie przetwarzanych danych

  1. W zależności od sposobu korzystania z Platformy możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
    1. dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, KRS, adres siedziby, adres zamieszkania, adres korespondencyjny;
    2. dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, dane osoby kontaktowej;
    3. dane konta: login, identyfikator użytkownika, historia logowań, ustawienia konta, status konta, historia aktywności w Platformie;
    4. dane rozliczeniowe: dane do faktury, historia zakupów, informacje o zakupionych dokumentach cyfrowych, status płatności, identyfikator transakcji;
    5. dane techniczne: adres IP, identyfikatory cookies, dane urządzenia, dane przeglądarki, system operacyjny, logi systemowe, zdarzenia bezpieczeństwa;
    6. dane dotyczące nieruchomości: adres nieruchomości, metraż, liczba pomieszczeń, wyposażenie, opis, zdjęcia, informacje o opłatach, licznikach, mediach, protokołach, usterkach i stanie nieruchomości;
    7. dane dotyczące najmu: dane stron umowy, dane najemców i wynajmujących, dane pełnomocników, dane poręczycieli, okres najmu, wysokość czynszu, wysokość kaucji, zasady płatności, ustalenia stron, zgłoszenia, protokoły, załączniki i dokumenty;
    8. dane zawarte w dokumentach: informacje wprowadzone przez Użytkownika do wzorów umów, formularzy, protokołów, załączników i innych dokumentów cyfrowych;
    9. dane podpisanych dokumentów: podpisane umowy, załączniki, protokoły, potwierdzenia podpisu, certyfikaty, metadane podpisu, daty i godziny czynności oraz historia działań związanych z dokumentem;
    10. dane weryfikacyjne: dane niezbędne do weryfikacji tożsamości, status weryfikacji, data weryfikacji, identyfikator sesji weryfikacyjnej, wynik weryfikacji oraz informacje techniczne związane z procesem weryfikacji;
    11. dane scoringowe: wynik scoringu, kategoria scoringowa, data wygenerowania scoringu, status weryfikacji, dane wpływające na scoring oraz informacje o udostępnieniu scoringu innemu Użytkownikowi;
    12. dane komunikacyjne: treść wiadomości, zgłoszeń, reklamacji, zapytań, korespondencji e-mail oraz innych form kontaktu z Operatorem;
    13. dane marketingowe: zgody marketingowe, preferencje komunikacyjne, historia komunikacji marketingowej, dane dotyczące kliknięć lub otwarć wiadomości, jeżeli stosowane są takie narzędzia;
    14. dane związane z integracjami: identyfikatory integracji, tokeny techniczne, status połączenia z usługą zewnętrzną, dane przekazane do serwisu ogłoszeniowego, operatora płatności, dostawcy podpisu elektronicznego, dostawcy weryfikacji tożsamości lub innego podmiotu zewnętrznego na żądanie Użytkownika.
  2. Platforma nie jest przeznaczona do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane o zdrowiu, poglądy polityczne, przekonania religijne, dane genetyczne, dane biometryczne w celu jednoznacznej identyfikacji osoby lub dane dotyczące karalności, chyba że dana funkcja Platformy wyraźnie tego wymaga i zostanie to odrębnie opisane.
  3. Użytkownik nie powinien wprowadzać do Platformy danych nadmiarowych ani danych szczególnie chronionych, jeżeli nie są one konieczne do korzystania z danej funkcji.
  4. Jeżeli w ramach weryfikacji tożsamości dochodzi do przetwarzania danych biometrycznych w rozumieniu RODO, w szczególności danych twarzy wykorzystywanych do jednoznacznej identyfikacji osoby, przetwarzanie następuje wyłącznie na właściwej podstawie prawnej, w tym na podstawie wyraźnej zgody, jeżeli jest wymagana.

§5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

  1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
    1. założenie i obsługa konta w Platformie: podstawa prawna: wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem, art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
    2. udostępnianie nieodpłatnych funkcji Platformy: podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
    3. umożliwienie zakupu dokumentów cyfrowych: podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
    4. wygenerowanie, udostępnienie i przechowywanie dokumentów cyfrowych: podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie danych osób trzecich wprowadzonych przez Użytkownika również prawnie uzasadniony interes albo przetwarzanie na zlecenie Użytkownika, zależnie od kontekstu;
    5. obsługa podpisanych umów i dokumentów: podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, oraz obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli ma zastosowanie;
    6. realizacja płatności: podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, oraz prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
    7. wystawianie faktur, prowadzenie księgowości i realizacja obowiązków podatkowych: podstawa prawna: obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
    8. obsługa reklamacji, zgłoszeń i zapytań: podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, lub prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
    9. zapewnienie bezpieczeństwa Platformy, zapobieganie nadużyciom i wykrywanie błędów: podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
    10. weryfikacja tożsamości Użytkownika: podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, albo zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli dla danego zakresu danych lub danej funkcji zgoda jest wymagana;
    11. obsługa podpisu elektronicznego: podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, albo obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli ma zastosowanie;
    12. obliczanie scoringu: podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, albo prawnie uzasadniony interes administratora i Użytkowników, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na zwiększeniu bezpieczeństwa i transparentności procesu najmu;
    13. udostępnienie scoringu drugiemu Użytkownikowi: podstawa prawna: zgoda osoby, której scoring dotyczy, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, albo podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy z udziałem tej osoby, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli udostępnienie scoringu jest elementem procesu zawarcia umowy najmu zaakceptowanego przez tę osobę;
    14. dochodzenie, ustalenie lub obrona roszczeń: podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
    15. kontakt z Użytkownikiem w sprawach organizacyjnych, technicznych, prawnych lub dotyczących korzystania z Platformy: podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, albo prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
    16. wysyłka informacji marketingowych lub newslettera: podstawa prawna: zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, albo prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli przepisy dopuszczają taki sposób komunikacji;
    17. analityka korzystania z Platformy: podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, albo zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli analityka wymaga zgody;
    18. integracja z usługami zewnętrznymi na żądanie Użytkownika: podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, albo zgoda Użytkownika, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, zależnie od rodzaju integracji.
  2. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, Użytkownik może wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
  3. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, Użytkownik może wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

§6. Dane osób trzecich wprowadzane przez Użytkownika

  1. Użytkownik może wprowadzać do Platformy dane osób trzecich, w szczególności najemców, wynajmujących, właścicieli nieruchomości, pełnomocników, reprezentantów, poręczycieli, współlokatorów lub innych osób występujących w dokumentach najmu.
  2. Użytkownik oświadcza, że dane osób trzecich wprowadzone do Platformy zostały pozyskane zgodnie z prawem i mogą być przetwarzane w celu korzystania z Platformy.
  3. Użytkownik odpowiada za prawidłowość, aktualność, kompletność i legalność danych osób trzecich wprowadzonych do Platformy.
  4. Operator przetwarza dane osób trzecich wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Platformy, w szczególności do generowania dokumentów, przechowywania dokumentów, obsługi procesu najmu, komunikacji, integracji, scoringu oraz realizacji poleceń Użytkownika.
  5. Operator nie wykorzystuje danych osób trzecich wprowadzonych przez Użytkownika do własnego marketingu, chyba że dana osoba niezależnie wyrazi na to zgodę albo istnieje inna właściwa podstawa prawna.

§7. Odbiorcy danych

  1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Operatora w prowadzeniu Platformy, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.
  2. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
    1. dostawcy hostingu i infrastruktury chmurowej,
    2. dostawcy usług IT i utrzymania systemu,
    3. dostawcy poczty elektronicznej i narzędzi komunikacyjnych,
    4. operatorzy płatności, w szczególności Stripe Payments Europe, Ltd. oraz podmioty z grupy Stripe,
    5. dostawcy usług księgowych, prawnych, podatkowych i audytowych,
    6. dostawcy narzędzi analitycznych i monitoringu technicznego,
    7. dostawcy narzędzi bezpieczeństwa,
    8. zewnętrzni dostawcy weryfikacji tożsamości,
    9. kwalifikowani dostawcy usług zaufania oraz dostawcy podpisów elektronicznych,
    10. serwisy ogłoszeniowe, takie jak Otodom, OLX Nieruchomości, Gratka lub inne, wyłącznie jeżeli Użytkownik zleci publikację albo przekazanie ogłoszenia,
    11. organy publiczne, sądy, urzędy, organy ścigania lub inne uprawnione podmioty, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
  3. Operator płatności może przetwarzać dane zgodnie z własnymi zasadami prywatności oraz regulacjami dotyczącymi usług płatniczych.
  4. Zewnętrzny dostawca weryfikacji tożsamości przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia weryfikacji, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, DPA albo innego właściwego dokumentu regulującego przetwarzanie danych.
  5. Kwalifikowany dostawca usług zaufania działa jako zewnętrzny, odrębny administrator danych w zakresie świadczenia kwalifikowanych usług zaufania, w szczególności kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
  6. Serwisy ogłoszeniowe, operatorzy płatności, kwalifikowani dostawcy usług zaufania oraz inni dostawcy usług zewnętrznych mogą działać jako odrębni administratorzy danych w zakresie, w jakim samodzielnie określają cele i sposoby przetwarzania danych.

§8. Weryfikacja tożsamości

  1. Platforma może umożliwiać weryfikację tożsamości Użytkowników z wykorzystaniem zewnętrznego dostawcy weryfikacji tożsamości.
  2. Weryfikacja tożsamości może być wymagana w szczególności w celu zwiększenia bezpieczeństwa procesu najmu, potwierdzenia tożsamości stron, ograniczenia ryzyka nadużyć, umożliwienia korzystania z wybranych funkcji Platformy, podpisywania dokumentów lub udostępniania scoringu.
  3. W ramach weryfikacji tożsamości mogą być przetwarzane w szczególności:
    1. imię i nazwisko,
    2. data urodzenia,
    3. dane dokumentu tożsamości,
    4. zdjęcie dokumentu tożsamości,
    5. wizerunek twarzy,
    6. zdjęcia, nagrania wideo lub inne materiały wymagane do przeprowadzenia weryfikacji,
    7. dane techniczne urządzenia,
    8. adres IP,
    9. informacje o przebiegu sesji weryfikacyjnej,
    10. wynik weryfikacji,
    11. informacje o wykrytych nieprawidłowościach lub ryzykach.
  4. W zakresie, w jakim Operator decyduje o celu weryfikacji tożsamości Użytkownika w Platformie, administratorem danych jest Operator.
  5. Zewnętrzny dostawca weryfikacji tożsamości przetwarza dane osobowe Użytkowników w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi weryfikacji, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, DPA albo innego właściwego dokumentu regulującego przetwarzanie danych.
  6. Jeżeli w określonym zakresie zewnętrzny dostawca weryfikacji tożsamości działa jako odrębny administrator danych, wynika to z jego własnych obowiązków prawnych, regulacyjnych, bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom albo właściwych zasad świadczenia usług.
  7. Operator może przechowywać informację o wyniku weryfikacji, statusie weryfikacji, dacie weryfikacji, identyfikatorze sesji weryfikacyjnej oraz dane niezbędne do wykazania prawidłowości procesu, bezpieczeństwa, reklamacji, przeciwdziałania nadużyciom oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
  8. Brak przejścia weryfikacji tożsamości może uniemożliwić skorzystanie z wybranych funkcji Platformy, w szczególności funkcji wymagających potwierdzenia tożsamości, podpisania dokumentu, zawarcia umowy lub udostępnienia scoringu.

§9. Podpis elektroniczny i kwalifikowany dostawca usług zaufania

  1. Platforma może umożliwiać podpisywanie dokumentów z wykorzystaniem usług zaufania świadczonych przez zewnętrznego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.
  2. Usługi podpisu elektronicznego, w tym kwalifikowanego podpisu elektronicznego, są świadczone przez zewnętrznego dostawcę usług zaufania na zasadach określonych przez tego dostawcę, jego regulaminy, polityki certyfikacji oraz właściwe przepisy prawa.
  3. W zakresie świadczenia kwalifikowanych usług zaufania, w szczególności identyfikacji osoby podpisującej, wydania lub obsługi certyfikatu, złożenia podpisu elektronicznego, walidacji podpisu, obsługi dowodów podpisu i realizacji obowiązków ustawowych, kwalifikowany dostawca usług zaufania działa jako zewnętrzny, odrębny administrator danych osobowych.
  4. Operator nie decyduje o technicznych i prawnych zasadach wydawania certyfikatów kwalifikowanych, składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, walidacji podpisu ani o obowiązkach przechowywania danych przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.
  5. W związku z podpisywaniem dokumentów mogą być przetwarzane w szczególności:
    1. imię i nazwisko osoby podpisującej,
    2. adres e-mail,
    3. numer telefonu,
    4. dane identyfikacyjne wymagane przez dostawcę podpisu,
    5. dane certyfikatu,
    6. dane techniczne procesu podpisu,
    7. data i godzina złożenia podpisu,
    8. status podpisu,
    9. dane walidacyjne,
    10. podpisany dokument oraz metadane związane z podpisem.
  6. Operator może przekazywać dostawcy usług zaufania dane niezbędne do przygotowania, obsługi lub przeprowadzenia procesu podpisu elektronicznego, jeżeli Użytkownik korzysta z funkcji podpisu w Platformie.
  7. Dostawca usług zaufania może przekazywać Operatorowi informacje o statusie procesu podpisu, statusie dokumentu, osobach podpisujących, czasie podpisu, wyniku walidacji oraz inne dane techniczne niezbędne do obsługi procesu podpisu w Platformie.
  8. Podstawą prawną przetwarzania danych przez Operatora w związku z obsługą podpisu elektronicznego jest:
    1. wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO - w zakresie umożliwienia Użytkownikowi podpisania dokumentu w Platformie;
    2. prawnie uzasadniony interes Operatora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO - polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, dowodowości, integralności procesu i obronie roszczeń;
    3. obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO - jeżeli przetwarzanie wynika z obowiązujących przepisów.
  9. Użytkownik powinien zapoznać się również z informacjami o przetwarzaniu danych udostępnianymi przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.
  10. Operator nie odpowiada za odmowę wydania certyfikatu, odmowę przeprowadzenia podpisu, negatywną weryfikację tożsamości, awarię usługi podpisu, zmianę regulaminu dostawcy usług zaufania ani za inne działania lub zaniechania dostawcy usług zaufania, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

§10. Przechowywanie podpisanych umów i dokumentów w Platformie

  1. Jeżeli Użytkownicy podpisują dokumenty za pośrednictwem Platformy albo przesyłają do Platformy podpisane dokumenty, Operator może przechowywać podpisane umowy, załączniki, protokoły, potwierdzenia podpisu, certyfikaty, metadane podpisu oraz historię czynności związanych z dokumentem.
  2. Przechowywanie podpisanych dokumentów służy w szczególności:
    1. wykonaniu usługi świadczonej drogą elektroniczną,
    2. umożliwieniu stronom dostępu do podpisanej umowy,
    3. umożliwieniu pobrania dokumentu,
    4. obsłudze procesu najmu,
    5. zapewnieniu dowodowości czynności dokonanych w Platformie,
    6. obsłudze reklamacji,
    7. zapewnieniu bezpieczeństwa,
    8. przeciwdziałaniu nadużyciom,
    9. dochodzeniu lub obronie roszczeń.
  3. Podpisane umowy mogą zawierać dane osobowe stron umowy oraz innych osób, w szczególności dane najemcy, wynajmującego, właściciela nieruchomości, reprezentanta, pełnomocnika, poręczyciela, współlokatora lub osoby wskazanej w umowie.
  4. Operator przetwarza podpisane umowy wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Platformy, zapewnienia bezpieczeństwa, wykonania obowiązków prawnych, obsługi reklamacji oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
  5. Dostęp do podpisanych umów w Platformie mają wyłącznie uprawnieni Użytkownicy, których dokument dotyczy, oraz upoważnione osoby działające po stronie Operatora, jeżeli dostęp jest niezbędny do obsługi technicznej, prawnej, bezpieczeństwa, reklamacji, rozliczeń lub realizacji obowiązków prawnych.
  6. Operator nie publikuje podpisanych umów, nie sprzedaje ich, nie wykorzystuje ich do marketingu osób trzecich i nie udostępnia ich osobom nieuprawnionym.
  7. Operator może udostępnić podpisaną umowę lub dane z nią związane podmiotom trzecim wyłącznie wtedy, gdy:
    1. jest to niezbędne do świadczenia usługi na rzecz Użytkownika,
    2. Użytkownik wyraźnie tego zażąda,
    3. jest to konieczne do obsługi podpisu elektronicznego, płatności, weryfikacji lub innej funkcji Platformy,
    4. wymagają tego przepisy prawa,
    5. żąda tego uprawniony organ, sąd lub inny podmiot działający na podstawie prawa,
    6. jest to niezbędne do dochodzenia lub obrony roszczeń.
  8. Operator nie jest stroną umów podpisywanych przez Użytkowników w Platformie i nie odpowiada za ich wykonanie, niewykonanie, treść, skuteczność, ważność ani skutki prawne, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
  9. Użytkownik powinien samodzielnie pobrać i zabezpieczyć kopię podpisanej umowy. Platforma może zapewniać dostęp do dokumentów przez czas określony w Regulaminie, Polityce prywatności lub panelu Użytkownika.
  10. Po zakończeniu korzystania z Platformy Operator może przechowywać podpisane dokumenty przez okres niezbędny do wykonania obowiązków prawnych, obsługi reklamacji, zapewnienia dowodowości, przeciwdziałania nadużyciom oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.

§11. Scoring i udostępnianie scoringu innym Użytkownikom

  1. Platforma może udostępniać funkcję scoringu Użytkowników, w szczególności scoringu najemcy lub wynajmującego, której celem jest zwiększenie transparentności i bezpieczeństwa procesu zawierania umów najmu.
  2. Scoring może być obliczany na podstawie danych dostępnych w Platformie, danych podanych przez Użytkownika, danych wynikających z historii korzystania z Platformy, danych dotyczących procesu najmu, terminowości działań, kompletności informacji, potwierdzonych zdarzeń, statusu weryfikacji oraz innych kryteriów opisanych w Platformie.
  3. Scoring ma charakter informacyjny i pomocniczy. Nie stanowi decyzji Operatora o zawarciu, odmowie zawarcia, wykonaniu lub rozwiązaniu umowy najmu.
  4. Operator nie decyduje za Użytkowników, czy zawrzeć umowę najmu, zaakceptować drugą stronę, odmówić współpracy lub zmienić warunki umowy.
  5. Operator nie publikuje scoringu publicznie, nie sprzedaje scoringu, nie udostępnia scoringu osobom trzecim bez wyraźnej zgody osoby, której scoring dotyczy, oraz nie udostępnia scoringu w sposób nieograniczony.
  6. Scoring może zostać udostępniony drugiemu Użytkownikowi wyłącznie w ramach konkretnego procesu najmu i wyłącznie po spełnieniu warunków określonych w Platformie.
  7. Jeżeli jeden Użytkownik chce zobaczyć scoring drugiego Użytkownika, musi wysłać za pośrednictwem Platformy zapytanie o udostępnienie scoringu. Osoba, której scoring dotyczy, może zaakceptować albo odrzucić takie zapytanie.
  8. Udostępnienie scoringu następuje wyłącznie po aktywnym potwierdzeniu przez osobę, której scoring dotyczy, w szczególności przez kliknięcie odpowiedniego przycisku w Platformie albo potwierdzenie jednorazowym tokenem przesłanym wiadomością SMS lub e-mail.
  9. W przypadku procesu zawierania umowy najmu wynajmujący może wyrazić zgodę na udostępnienie swojego scoringu najemcy w chwili wysłania najemcy wniosku lub propozycji zawarcia umowy najmu. Najemca może następnie zapoznać się ze scoringiem wynajmującego za pośrednictwem jednorazowego linku prowadzącego do procesu akceptacji lub podpisania warunków umowy.
  10. Najemca może zaakceptować albo odrzucić zawarcie umowy najmu po zapoznaniu się ze scoringiem wynajmującego. Decyzja najemcy jest decyzją własną najemcy, a nie decyzją Operatora.
  11. Analogicznie, jeżeli Platforma umożliwia udostępnienie scoringu najemcy wynajmującemu, udostępnienie następuje wyłącznie po aktywnej zgodzie najemcy albo w innym dopuszczalnym prawnie trybie wyraźnie opisanym w Platformie.
  12. Zakres scoringu widoczny dla drugiego Użytkownika może obejmować w szczególności wynik punktowy, kategorię scoringową, status weryfikacji, datę wygenerowania scoringu, podstawowe czynniki wpływające na scoring oraz komunikat objaśniający znaczenie wyniku.
  13. Operator może ograniczyć zakres informacji widocznych dla drugiego Użytkownika, jeżeli jest to uzasadnione ochroną prywatności, tajemnicą przedsiębiorstwa, bezpieczeństwem Platformy, przeciwdziałaniem nadużyciom albo ochroną praw innych osób.
  14. Zgoda na udostępnienie scoringu jest dobrowolna. Brak zgody może jednak uniemożliwić drugiemu Użytkownikowi zapoznanie się ze scoringiem i może wpłynąć na jego decyzję dotyczącą zawarcia umowy najmu.
  15. Zgoda na udostępnienie scoringu może zostać wycofana. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem udostępnienia, które nastąpiło przed jej wycofaniem, ani na ważność czynności dokonanych przez Użytkowników przed jej wycofaniem.
  16. Link do scoringu może mieć charakter jednorazowy albo ograniczony czasowo. Operator może stosować dodatkowe zabezpieczenia, w szczególności token SMS, token e-mail, logowanie do Konta, rejestrowanie dostępu, ograniczenie liczby wyświetleń oraz ograniczenie czasu ważności linku.
  17. Użytkownik, który uzyskał dostęp do scoringu innego Użytkownika, może wykorzystać go wyłącznie na potrzeby konkretnego procesu najmu, w ramach którego scoring został udostępniony. Zabronione jest kopiowanie, publikowanie, sprzedawanie, rozpowszechnianie, przekazywanie dalej lub wykorzystywanie scoringu w innym celu bez zgody osoby, której scoring dotyczy.
  18. Osoba, której scoring dotyczy, ma prawo uzyskać informacje o zasadach jego działania, głównych czynnikach wpływających na wynik, zakresie danych wykorzystywanych do scoringu oraz o odbiorcach, którym scoring został udostępniony, w zakresie wymaganym przez RODO.
  19. Osoba, której scoring dotyczy, może żądać dostępu do danych, sprostowania nieprawidłowych danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wycofania zgody, zgodnie z zasadami opisanymi w niniejszej Polityce prywatności.
  20. Jeżeli Użytkownik uważa, że scoring jest nieprawidłowy, nieaktualny albo oparty na błędnych danych, może zgłosić sprzeciw lub reklamację na adres hello@trustay.pl. Operator rozpatrzy zgłoszenie i w uzasadnionych przypadkach poprawi dane, przeliczy scoring, ograniczy jego widoczność albo udzieli wyjaśnień.
  21. Operator nie stosuje scoringu w celu samodzielnego i automatycznego zawarcia, odmowy zawarcia, rozwiązania lub zmiany umowy najmu.
  22. Jeżeli w przyszłości Platforma miałaby podejmować decyzje oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne albo podobnie istotnie wpływały na osobę, Operator poinformuje o tym osoby, których dane dotyczą, oraz zapewni środki wymagane przez RODO, w tym możliwość uzyskania interwencji człowieka, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania decyzji.

§12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

  1. Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie wtedy, gdy jest to zgodne z RODO.
  2. Przekazanie danych poza EOG może nastąpić w szczególności w związku z korzystaniem z dostawców usług IT, chmury, płatności, analityki, komunikacji, bezpieczeństwa, weryfikacji tożsamości lub innych usług technologicznych.
  3. W przypadku przekazywania danych poza EOG Operator stosuje odpowiednie zabezpieczenia przewidziane przez RODO, w szczególności:
    1. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony,
    2. standardowe klauzule umowne,
    3. inne mechanizmy dopuszczalne przez przepisy prawa.

§13. Okres przechowywania danych

  1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.
  2. Dane konta przechowujemy przez czas korzystania przez Użytkownika z Platformy, a po usunięciu konta przez okres niezbędny do rozliczeń, obsługi reklamacji, zabezpieczenia roszczeń, przeciwdziałania nadużyciom lub wykonania obowiązków prawnych.
  3. Dane dotyczące zakupów, płatności, faktur i rozliczeń przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady przez 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami.
  4. Dane związane z reklamacjami, zgłoszeniami, korespondencją i roszczeniami przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
  5. Dane techniczne, logi i dane bezpieczeństwa przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa Platformy, analizy incydentów, wykrywania nadużyć i utrzymania systemu.
  6. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
  7. Dane wprowadzone przez Użytkownika do dokumentów i formularzy przechowujemy przez czas dostępności konta lub dokumentu w Platformie, a następnie przez okres niezbędny do wykonania obowiązków prawnych, rozliczeń, reklamacji, bezpieczeństwa lub dochodzenia roszczeń.
  8. Dane dotyczące weryfikacji tożsamości przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi procesu weryfikacji, zapewnienia bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom, obsługi reklamacji oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
  9. Dane dotyczące scoringu przechowujemy przez okres korzystania z Platformy oraz przez okres niezbędny do zapewnienia dowodowości, obsługi zgód, bezpieczeństwa, reklamacji i ewentualnych roszczeń.
  10. Podpisane umowy i dokumenty mogą być przechowywane przez okres korzystania z Platformy, a po zakończeniu korzystania z Platformy przez okres niezbędny do zapewnienia stronom dostępu do dokumentów, dowodowości, obsługi reklamacji, bezpieczeństwa, wykonania obowiązków prawnych oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
  11. Dane przetwarzane przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania są przechowywane przez tego dostawcę przez okresy wynikające z właściwych przepisów prawa, regulaminów usług zaufania, polityk certyfikacji oraz obowiązków prawnych tego dostawcy.
  12. Po upływie okresów przechowywania dane są usuwane, anonimizowane albo archiwizowane, jeżeli przepisy prawa pozwalają lub wymagają dalszego przechowywania.

§14. Prawa osób, których dane dotyczą

  1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
    1. prawo dostępu do danych,
    2. prawo otrzymania kopii danych,
    3. prawo sprostowania danych,
    4. prawo usunięcia danych,
    5. prawo ograniczenia przetwarzania,
    6. prawo przenoszenia danych,
    7. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania,
    8. prawo wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
    9. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
  2. Żądanie dotyczące realizacji praw można wysłać na adres: hello@trustay.pl.
  3. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
  4. Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa, w szczególności gdy dalsze przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, realizacji umowy, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo ochrony praw innych osób.
  5. Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§15. Dobrowolność podania danych

  1. Podanie danych jest dobrowolne, ale niektóre dane są niezbędne do założenia konta, korzystania z Platformy, zakupu dokumentu cyfrowego, realizacji płatności, wystawienia faktury, obsługi reklamacji, weryfikacji tożsamości, podpisania dokumentu, udostępnienia scoringu lub kontaktu z Operatorem.
  2. Niepodanie danych wymaganych do wykonania danej czynności może uniemożliwić:
    1. założenie konta,
    2. zalogowanie się do Platformy,
    3. zakup dokumentu cyfrowego,
    4. wygenerowanie dokumentu,
    5. dokonanie płatności,
    6. wystawienie faktury,
    7. przeprowadzenie weryfikacji tożsamości,
    8. podpisanie dokumentu,
    9. udostępnienie scoringu,
    10. obsługę reklamacji,
    11. skorzystanie z wybranej integracji.

§16. Pliki cookies i podobne technologie

  1. Platforma wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie.
  2. Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:
    1. zapewnienia prawidłowego działania Platformy,
    2. utrzymania sesji logowania,
    3. zapamiętania ustawień Użytkownika,
    4. zapewnienia bezpieczeństwa,
    5. wykrywania nadużyć,
    6. prowadzenia statystyk i analityki,
    7. prowadzenia działań marketingowych, jeżeli Użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
  3. Stosujemy następujące kategorie cookies:
    1. niezbędne – konieczne do działania Platformy i niewymagające zgody,
    2. analityczne – pomagające mierzyć sposób korzystania z Platformy,
    3. funkcjonalne – umożliwiające zapamiętanie ustawień i preferencji,
    4. marketingowe – wykorzystywane do działań reklamowych lub remarketingowych, jeżeli są stosowane.
  4. Cookies inne niż niezbędne są stosowane wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego przepisy prawa i Użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę.
  5. Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w przeglądarce lub w narzędziu do zarządzania zgodami, jeżeli jest dostępne w Platformie.
  6. Ograniczenie cookies niezbędnych może uniemożliwić prawidłowe korzystanie z Platformy.

§17. Analityka i marketing

  1. Operator może analizować sposób korzystania z Platformy w celu jej rozwoju, poprawy funkcji, bezpieczeństwa, wydajności i jakości obsługi.
  2. Działania analityczne mogą obejmować dane zagregowane, statystyczne lub techniczne, a w zakresie wymagającym zgody są prowadzone wyłącznie po jej uzyskaniu.
  3. Operator może prowadzić marketing własnych usług, w szczególności informować o nowych funkcjach, dokumentach, promocjach lub zmianach w Platformie.
  4. Komunikacja marketingowa drogą elektroniczną jest wysyłana zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności po uzyskaniu wymaganej zgody, jeżeli jest ona konieczna.
  5. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z komunikacji marketingowej, korzystając z linku rezygnacji w wiadomości albo kontaktując się z Operatorem pod adresem hello@trustay.pl.

§18. Bezpieczeństwo danych

  1. Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, zniszczeniem lub ujawnieniem.
  2. Stosowane środki mogą obejmować w szczególności:
    1. szyfrowanie połączeń z wykorzystaniem HTTPS,
    2. kontrolę dostępu do systemów,
    3. uwierzytelnianie użytkowników,
    4. ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
    5. monitoring bezpieczeństwa,
    6. kopie zapasowe,
    7. rejestrowanie zdarzeń systemowych,
    8. zabezpieczenia infrastruktury chmurowej,
    9. szyfrowanie lub inne zabezpieczenie wybranych danych technicznych, takich jak tokeny integracji.
  3. Użytkownik powinien chronić dane dostępowe do konta, stosować silne hasło, nie udostępniać konta osobom nieuprawnionym oraz niezwłocznie informować Operatora o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu.
  4. Mimo stosowania środków bezpieczeństwa korzystanie z usług internetowych wiąże się z typowym ryzykiem technicznym, którego nie da się całkowicie wyeliminować.

§19. Naruszenia ochrony danych

  1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Operator podejmuje działania wymagane przez RODO, w szczególności analizuje charakter naruszenia, jego skutki oraz ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych.
  2. Jeżeli naruszenie będzie tego wymagało, Operator zgłosi je właściwemu organowi nadzorczemu oraz zawiadomi osoby, których dane dotyczą, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  3. Jeżeli naruszenie dotyczy danych przetwarzanych przez Operatora jako podmiot przetwarzający na zlecenie Użytkownika, Operator poinformuje Użytkownika zgodnie z zasadami określonymi w umowie powierzenia lub Regulaminie.

§20. Linki i usługi zewnętrzne

  1. Platforma może zawierać linki do stron internetowych, usług lub narzędzi podmiotów trzecich.
  2. Korzystanie z usług zewnętrznych może wiązać się z przetwarzaniem danych przez te podmioty na podstawie ich własnych regulaminów i polityk prywatności.
  3. Operator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych przez niezależnych administratorów danych, w szczególności operatorów płatności, kwalifikowanych dostawców usług zaufania, dostawców weryfikacji tożsamości działających jako odrębni administratorzy, serwisy ogłoszeniowe ani inne zewnętrzne platformy.

§21. Dane dzieci

  1. Platforma nie jest kierowana do dzieci ani osób poniżej 18 roku życia.
  2. Operator nie zbiera świadomie danych dzieci w celu oferowania im usług społeczeństwa informacyjnego.
  3. Jeżeli Operator poweźmie informację, że przetwarza dane dziecka bez właściwej podstawy prawnej, podejmie działania w celu ich usunięcia albo ograniczenia przetwarzania.

§22. Zmiany Polityki prywatności

  1. Operator może zmienić Politykę prywatności w szczególności w przypadku:
    1. zmiany przepisów prawa,
    2. zmiany funkcji Platformy,
    3. zmiany dostawców usług,
    4. zmiany sposobu przetwarzania danych,
    5. rozwoju Platformy,
    6. konieczności doprecyzowania informacji.
  2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w Platformie.
  3. O istotnych zmianach Polityki prywatności Użytkownicy mogą zostać poinformowani przez e-mail, komunikat w Platformie lub inny odpowiedni sposób.

§23. Kontakt

  1. W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych można kontaktować się z Operatorem pod adresem: hello@trustay.pl.
  2. W korespondencji warto wskazać, czego dotyczy zgłoszenie, oraz podać dane umożliwiające identyfikację osoby składającej żądanie.